Politique de confidentialité et d’usage de cookies

Protection de vos données

IA GROUP B.V a adopté une nouvelle structure sociétale. IA LATAM B.V., IA AFRICA B.V.; IA EUROPE B.V.; IA SHARED SERVICES B.V.; IA APAC B.V font partie de IA GROUP. Afin de savoir de quelle manière vos données personnelles sont traitées, veuillez consulter les dernières modifications dans notre Politique de Confidentialité ci-dessous.

Veuillez trouver ci-joint la Politique de confidentialité et d’usage de cookies de IA Group B.V. ayant son siège Van Boshuizenstraat 12 à 1083 BA Amsterdam, Pays-Bas, ainsi que de ses filiales IA Latam B.V, IA Shared Services B.V., IA Europe B.V., IA APAC B.V. et IA Africa B.V., ci-après référées « IA ». Dans ce document, IA explique comment, en tant que contrôleur des données au sens du Règlement général sur la Protection des données 2016/679 de l’UE (“RGPD”), elle utilise les données personnelles dans le contexte des services fournis. Nous vous donnons également des informations sur vos droits à la protection de vos données personnelles. La notion de ‘données personnelles’ comprend toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Contacter IA
Si vous avez des questions sur la manière dont IA utilise vos données personnelles, vous pouvez contacter IA via privacy@iagroup.com ou par courrier via:

IA
Attn. Département juridique
Van Boshuizenstraat 12
1083 BA Amsterdam
Pays-Bas

Services de IA et données personnelles que IA peut traiter
IA est généralement engagée pour les missions suivantes : examen de documents, enquêtes sur le commerce, les réclamations et expéditions, négociations bi- et multilatérales, gestion des dettes, restructuration des dettes, contentieux, arbitrage, faillites et consultations juridiques.

En fournissant ces services, IA peut être amenée à traiter les données personnelles de diverses catégories de personnes.

Nous indiquons ci-dessous quelles données personnelles nous pouvons traiter de (personnes de contact de) clients, débiteurs, fournisseurs, candidats à un emploi et (autres) tiers.

Clients
IA peut traiter les (catégories de) données personnelles suivantes de clients et de leurs personnes de contact:

  • Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, fonction) fournis par le client ;
  • Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires requises pour la communication) fournies par le client;
  • Détails de paiement, y compris information sur le compte bancaire, fournis par le client;
  • Informations supplémentaires, telles que secteur d’activité du client et informations concernant l’expérience professionnelle de la personne de contact (c.à.d. organisations précédentes dans lesquelles elle a travaillé), sexe de la (des) personne(s) de contact, langue de préférence, zones d’intérêt, adresse personnelle, date de naissance, nom du conjoint/partenaire, hobbies, et autres notes personnelles récoltées lors des contacts avec la (les) personne(s) de contact du client;
  • Numéros de référence du dossier et informations sur les clients du client;
  • De plus si vous utilisez le portail de IA : identifiants, tels que nom d’utilisateur et mot de passe et tout renseignement personnel vous concernant que vous entrez dans la zone de texte libre;
  • Autres données dont le traitement est requis ou nécessaire pour satisfaire aux lois ou règlements applicables, telles que fournies par le client, obtenues d’une source publique, des autorités de contrôle ou d’un autre tiers.

Débiteurs
Si vous êtes un débiteur dans un dossier confié à IA par un client, IA effectuera une enquête approfondie. Au cours de cette enquête, IA peut être amenée à traiter les (catégories de) données personnelles suivantes obtenues via notre client, des sources publiques, des autorités de contrôle ou d’un tiers ou directement de vous si vous nous fournissez de telles données personnelles :

  • Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, fonction);
  • Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires requises pour la communication);
  • Montant de la créance;
  • Historique commercial et financier;
  • Information sur les actionnaires et/ou administrateurs;
  • Informations concernant l’actif, les comptes bancaires et autres sources de revenu;
  • Autres informations telles que secteur d’activité du débiteur, expérience professionnelle (par ex., organisations précédentes où il a travaillé), sexe, langue de préférence, zones d’intérêt, adresse personnelle, date de naissance, nom du conjoint/partenaire, hobbies, et autres notes personnelles.
  • Autres données de débiteurs dont le traitement est requis ou nécessaire pour satisfaire aux lois et règlements applicables.

Les clients de IA peuvent obtenir l’accès au portail de IA où ils peuvent trouver des informations concernant leur affaire. Le portail reprend les informations générales du dossier, y compris le nom du débiteur, le montant de la créance, les informations concernant le client du client de IA et le numéro de référence du dossier de IA, et le client peut ajouter des informations supplémentaires dans une zone de texte libre.

Fournisseurs
IA peut avoir à traiter les (catégories de) données personnelles suivantes des personnes auxquelles IA achète des produits ou services ou qui travaillent pour ces fournisseurs:

  • Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, résidence) fournis par le fournisseur;
  • Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires requises pour la communication) fournies par le fournisseur;
  • Données aux fins de passer des commandes ou acheter des services; de calculer et consigner frais et dépens et de faire des paiements, y compris le numéro de compte bancaire fourni par le fournisseur;
  • Autres données de fournisseurs dont le traitement est requis ou nécessaire pour satisfaire aux lois ou règlements applicables fournies par le fournisseur, obtenues d’une source publique, des autorités de contrôle ou d’un autre tiers.

Candidats à un emploi
Lorsque vous postulez à un emploi chez IA, nous pouvons avoir à traiter les données suivantes pour traiter votre demande d’emploi:

  • Nom et adresse
  • Coordonnées, y compris numéro de téléphone et adresse électronique
  • Détails bancaires
  • Sexe
  • Date de naissance
  • Degré d’instruction
  • Disponibilité
  • Contenu de votre CV
  • Lettre de motivation accompagnée de certificats, références et le cas échéant : résultats d’évaluation.

Tiers
Lors de la prestation de ses services, IA peut traiter les données personnelles d’autres tiers, par exemple agents logistiques, autorités portuaires, témoins, experts, fonctionnaires de justice, receveurs, clients de clients de IA, fonctionnaires d’Etat, avocats, conseillers et notaires avec qui IA est en contact. Nous pouvons traiter les (catégories) de données personnelles suivantes:

  • Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, résidence) pour autant que connus de IA;
  • Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires nécessaires pour la communication) pour autant que connues de IA;
  • Données relatives aux messages électroniques provenant de, ou destinés à des tiers et données requises pour maintenir le contact avec ces tiers;
  • Autres données de tiers obtenues de sources publiques ou fournies à IA par des clients (par ex., sur le portail de IA), des autorités de contrôle ou une autre tiers ou par le tiers lui-même.


Caméras de surveillance

Veuillez noter que nous pouvons utiliser des caméras de surveillance dans nos locaux. Dans ce cas, cela sera clairement indiqué.

Sur la base de quels fondements juridiques et à quelles fins IA traite-t-elle vos données personnelles ?
IA traite vos données personnelles sur la base de un ou plusieurs fondements juridiques suivant(s):

a) si nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour exécuter des actes précontractuels à votre demande ;

b) si nécessaire pour satisfaire à vos obligations statutaires ;

c) si nécessaire pour justifier nos intérêts légitimes ou les intérêts d’un tiers;

d) votre consentement.

Si IA traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, elle vous le demandera séparément. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. IA attire votre attention sur le fait que le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement de vos données personnelles avant le retrait de votre consentement.

IA utilise les données personnelles ci-dessus aux fins indiquées ci-dessous, et nous avons indiqué pour chaque objet sur la base de quel fondement juridique parmi ceux mentionnés ci-dessus (a à d), IA le fait. Si le traitement est basé sur le principe de l’“intérêt légitime”, nous expliquons brièvement cet intérêt. Si vous avez des questions spécifiques à cet égard, n’hésitez pas à nous contacter.

Objets avec motifs de traitement correspondants

Nous pouvons traiter vos données personnelles afin de:

  • fournir les services demandés (a, b et c: capacité à offrir et améliorer nos services);
  • fournir aux clients un accès au portail de IA, sur lequel un client peut voir les informations générales concernant une affaire, y compris, sans y être limité, le statut du dossier et le montant en suspens (a et c: optimisation de nos services), voir aussi sous “Cookies”;
  • Pour l’administration de IA, y compris le calcul ou l’enregistrement des frais ou bénéfices, revenus et dépenses, le paiement et le recouvrement de créances (y compris le recours à des bureaux de recouvrement ou huissiers) (a, b et c: importance de tenir des dossiers appropriés);
  • être capable de traiter les plaintes et litiges concernant nos services (a, b et c: défense des droits, maintien et amélioration des relations existantes par un traitement adéquat des plaintes, pour améliorer la qualité de nos services);
  • maintenir le contact et la communication avec vous (a, b, c: intérêt d’attirer l’attention de clients existants sur les services de IA);
  • traiter votre demande d’emploi, et plus spécifiquement :
  • recrutement et sélection
  • évaluation de l’aptitude pour un emploi chez IA
  • traitement des frais encourus
  • contrôles internes et service de sécurité des affaires
  • amélioration de notre procédure de demande d’emploi
  • traitement de vos questions, commentaires et plaintes
  • analyse et rapportage sur les questions, commentaires et plaintes
  • conformité aux règlements et conformité aux ordonnances de tribunaux

(a, b, c: notre intérêt légitime à évaluer si vous êtes apte pour l’emploi vacant et d: consentement si vous souhaitez rester dans notre portefeuille, voir rubrique : “Combien de temps IA garde-t-elle vos données personnelles ?”)

  • A des fins de savoir-faire internes et ainsi qu’à des fins de formation (c : notre intérêt pour l’optimalisation de nos services et la formation adéquate de notre personnel) ;
  • Pour passer des commandes ou avoir recours à des services (a, b et c : notre intérêt à être capable de tenir des dossiers adéquats) ;
  • Pour mener des audits et autres contrôles internes (a, b et c : notre intérêt à être capable de tenir des dossiers adéquats) ;
  • Pour la sécurité et le contrôle d’accès à nos locaux, la protection de nos employés et de nos visiteurs, ainsi qu’en cas d’incidents (c : notre intérêt à l’utilisation de cameras de surveillance afin de protéger nos visiteurs, nos employés et notre propriété).
  • Pour répondre à nos obligations légales et réglementaires(b, c : intérêt d’être capable de répondre à ces obligations);

Sécurité des données
IA prend des mesures de sécurité pour l’ensemble des bureaux. Les mesures techniques incluent l’utilisation du contrôle d’accès basé sur le niveau de fonction et l’autorisation. IA utilise également des pares-feux, des scanneurs de virus et la surveillance du trafic. Des mesures supplémentaires incluent la “politique du bureau rangé et de l’écran net”, les dispositions en matière de confidentialité avec les employés de IA et les prestataires de services de IA.

Si vous avez des questions concernant la sécurité de vos données personnelles, ou si vous suspectez ou constatez des signes d’abus, veuillez nous contacter via privacy@iagroup.com.

Cookies
Lorsque vous choisissez d’utiliser notre portail, nous placerons certains cookies sur votre appareil (par ex., votre ordinateur, smartphone ou tablette) afin de garantir que le portail de IA fonctionne convenablement. Les cookies sont de petits dossiers de données stockés par votre navigateur sur votre appareil et qui sont lus lorsque vous utilisez le portail de IA. IA utilise les cookies fonctionnels suivants, également appelés cookies nécessaires :

NomFournisseurObjectDate D'expiration
ia_portal_sessionIACe cookie contient une id unique pour lier une demande à une session sur le serveur et vérifier si un utilisateur est identifié et permet donc de pister la session de l’utilisateur.Session
XSRF-TOKENIACe cookie contient une ID unique aléatoire pour empêcher la falsification de requêtes intersites (qui oblige un utilisateur final à effectuer des actions non souhaitées sur une application web dans laquelle il est actuellement authentifié).Session

A qui IA fournit-elle vos données personnelles ?
IA ne fournit pas vos données personnelles à des tiers (‘destinataires’ au sens de la législation sur la confidentialité applicable), sauf en cas de nécessité pour l’exécution adéquate des objets indiqués dans cette Politique de protection de la vie privée et en matière de cookies, si la loi exige de nous que nous le fassions ou si vous avez donné votre consentement à cette fin. Les tiers à qui les données personnelles sont rendues accessibles sont tenus de traiter vos données personnelles de manière confidentielle. Si ces tiers se qualifient comme ‘processeur de données’ au sens de la législation applicable sur la confidentialité, IA veillera à conclure avec ces tiers une convention de traitement des données répondant aux exigences reprises dans le RGPD.

Les tiers offrant des services à IA en tant que contrôleur de données indépendant, tels que comptables, notaires de droit civil et experts engagés pour donner un avis ou établir un rapport, sont eux-mêmes responsables du traitement (ultérieur) de vos données personnelles conformément à la législation applicable sur la confidentialité.

IA peut, par ex., partager des données personnelles avec:

  • nos bureaux et agents locaux;
  • des fournisseurs (par exemple, fournisseurs de logiciel, huissiers, services de messagerie, bureaux de traduction, comptables, sociétés d’évaluation, etc.);
  • les successeurs légaux de IA, si IA est acquise par, ou fusionnée avec, une autre société, par exemple en cas de faillite et également avec des tiers impliqués dans une telle transaction commerciale proposée ou réelle;
  • les tribunaux et institutions gouvernementales;
  • les régulateurs et autres autorités.

Par la nature de nos services, les données personnelles des débiteurs seront partagées avec le client qui nous a confié le dossier correspondant.

Pour fournir ses services, IA pourrait transférer vos données personnelles à un destinataire dans un pays hors de l’Espace Economique Européen avec un degré de protection des données personnelles moindre que celui offert par la loi européenne. Dans ce cas, IA s’assurera qu’un tel transfert de données personnelles est conforme aux lois et règlements applicables, par exemple en signant un contrat-type préparé et approuvé à cette fin par la Commission européenne et elle évaluera si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour garantir un niveau approprié de protection de vos données personnelles. N’hésitez pas à vous adresser À IA si vous souhaitez obtenir plus d’information concernant les sauvegardes appropriées ou raisonnables installées pour les transferts de données en-dehors de l’Espace Economique Européen ou si vous voulez en obtenir une copie.


Combien de temps IA garde-t-elle vos données personnelles ?
IA ne garde pas vos données personnelles sous une forme identifiable plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs repris dans cette Politique de protection de la vie privée et en matière de cookies. Plus particulièrement, nous appliquons les périodes de rétention suivantes:

  • Les données personnelles qui doivent être conservées sur la base de l’article 52 de la Loi sur les impôts de l’Etat néerlandais seront conservées pendant 7 ans (à partir de la fin de l’année au cours de laquelle les données en question ont perdu leur valeur courante pour les opérations commerciales liées (à la fiscalité) en rapport avec l’obligation de retenue de l’impôt incombant à IA en vertu de l’article 52(4) de la loi sur les impôts de l’Etat néerlandais.
  • Les données personnelles que vous fournissez à IA pour votre demande d’emploi seront conservées jusqu’à quatre semaines après la fin du processus de candidature. Avec votre consentement, nous garderons vos données personnelles dans notre portefeuille jusqu’à un an après la fin du processus de candidature. Nous aurons ainsi la possibilité de vous contacter pour des emplois vacants ultérieurs éventuels au sein de IA. Les données personnelles que vous avez fournies dans le contexte de votre demande seront intégrées dans votre dossier personnel lorsque vous commencez à travailler pour IA.
  • Les images des cameras ainsi que les informations correspondantes (date et horaire) sont conservées pendant 72 heures.

Les périodes de rétention susmentionnées peuvent être étendues si des obligations de rétention réglementaires sont d’application ou le deviennent. IA peut conserver les données personnelles pendant une période plus longue si nécessaire à la lumière des intérêts légitimes de IA, par ex., pour la gestion d’incidents et/ou de différends juridiques. Pour plus d’information concernant les périodes de rétention en ce qui concerne l’utilisation des cookies, nous vous renvoyons à la section “Cookies” de cette Politique de protection de la vie privée et en matière de cookies.

Vos droits à la protection de la vie privée
Vous avez les droits suivants en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles par IA:

  • droit de demander si IA traite vos données personnelles et dans l’affirmative, droit d’accéder à vos données personnelles et de recevoir des informations concernant leur traitement;
  • droit de rectification de vos données personnelles si elles sont incorrectes ou incomplètes;
  • droit de faire supprimer vos données personnelles (‘droit à l’oubli’);
  • droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles ou de limiter le traitement de vos données personnelles;
  • droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, si le traitement est basé sur votre consentement;
  • droit de recevoir ou de céder vos données personnelles à un tiers désigné par vous sous une forme structurée, usuelle et lisible par ordinateur (‘droit à la portabilité des données’).

IA n’utilise pas la prise de décision automatisée au sens de l’article 22 RGPD.

Exercice de vos droits à la protection de la vie privée
Pour exercer vos droits à la vie privée, vous pouvez contacter IA via privacy@iagroup.com ou par courrier en utilisant les coordonnées indiqués ci-dessus.

Si vous vivez ou travaillez au Royaume-Uni, vous pouvez également contacter notre représentant chargé de la protection des données pour le Royaume-Uni via iagroup@lionheartsquared.co.uk ou par courrier via:

Lionheart Squared Limited
FAO IA Group
17 Glasshouse Studios, Fryern Court Road
Fordingbridge, Hampshire
SP6 1QX
Royaume-Uni

Afin d’empêcher la divulgation d’informations à la mauvaise personne, IA peut vous demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité. En principe IA vous informera si elle peut répondre à votre demande dans le mois de la réception. Dans certains cas spécifiques, par exemple lorsqu’il s’agit d’une demande complexe, ce délai peut être prolongé à deux mois. IA vous informera de cette prolongation dans le mois de la réception de votre demande. Sur la base de la législation applicable sur la confidentialité, IA peut refuser votre demande dans certaines circonstances. Si c’est le cas, nous vous expliquerons pourquoi. Vous pouvez trouver plus d’informations concernant vos droits à la protection de la vie privée sur le site web de l’autorité néerlandaise de protection des données (Dutch Data Protection Authority).

Plaintes
Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles par IA, nous serons heureux de travailler ensemble à trouver une solution. Si nous n’arrivons pas au résultat souhaité, vous aurez le droit de porter plainte auprès de l’autorité de tutelle compétente. Aux Pays-Bas, il s’agit de l’autorité néerlandaise de protection des données (Dutch Data Protection Authority). Si vous vivez ou travaillez dans un autre pays de l’Union Européenne, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’autorité de tutelle de ce pays. Au Royaume-Uni, les particuliers peuvent introduire une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l’Information (Information Commissioner’s Office).

Amendments
La présente Politique de protection de la vie privée et en matière de cookies a été amendée pour la dernière fois le 10 mai 2022. IA se réserve le droit d’amender cette Politique de protection de la vie privée et en matière de cookies. Sa dernière version en date sera également postée sur notre site web.