Politique de confidentialité et d’usage de cookies

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ET D’USAGE DE COOKIES DE IA GROUP

Veuillez trouver ci-joint la Politique de confidentialité et d’usage de cookies de IA Group B.V., ayant son siège à l’adresse Van Boshuizenstraat 12, 1083 BA Amsterdam, Pays-Bas, ainsi que de ses filiales et bureaux de représentation, ci-après référées conjointement « IA ». Dans ce document, IA explique comment les données personnelles sont utilisées dans le cadre des services fournis. Nous vous donnons également des informations sur vos droits en matière de protection des données personnelles. La notion de ‘données personnelles’ comprend toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Contacter IA

Si vous avez des questions sur la manière dont IA utilise vos données personnelles, vous pouvez contacter IA via privacy@iagroup.com ou par courrier via:

IA

Attn. Département juridique

Van Boshuizenstraat 12

1083 BA Amsterdam

Pays-Bas

Services de IA et données personnelles potentiellement traitées

IA est mandaté pour des services incluant : examen de documents, enquêtes sur les relations commerciales, les réclamations et expéditions, négociations bi- et multilatérales, gestion de créances, restructuration de créances, contentieux, arbitrage, faillites et consultations juridiques

En fournissant ces services, IA peut être amenée à traiter les données personnelles de diverses catégories de personnes

Veuillez trouver ci-dessous quelles données personnelles que nous pouvons être amenés à traiter pour les catégories de personnes suivantes (ainsi que leurs contacts) : clients, débiteurs, fournisseurs, candidats à un emploi et (autres) tiers.

Clients

IA peut être amené à traiter les (catégories de) données personnelles suivantes des clients, ainsi que de leurs personnes de contact:

• Noms et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, fonction), communiqués par le client.
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires requises pour la communication) communiquées par le client.
• Des détails de paiement, y compris les informations bancaires, communiqués par le client.
• Autres informations, comme le secteur d’activité du client ou encore des informations concernant l’expérience professionnelle de la personne de contact (par exemple organisations précédentes dans lesquelles la personne a travaillé), sexe de la (des) personne(s) de contact, langue de communication, domaines d’intérêt, adresse personnelle, date de naissance, nom du conjoint/partenaire, hobbies, et autres informations personnelles collectées lors des contacts avec la (les) personne(s) de contact du client.
• Numéros de référence du dossier ainsi que des informations sur les clients du client.
• En cas d’utilisation du portail de IA : identifiants, ce qui inclus le nom d’utilisateur, le mot de passe ainsi que tout renseignement personnel vous concernant que vous entrez dans le champ de saisie.
• Autres données dont le traitement est requis ou nécessaire pour nous conformer aux lois et règlements applicables ; ces données peuvent être communiquées par le client, obtenues d’une source publique, des autorités de contrôle ou par un autre tiers.

Débiteur

Si vous êtes un débiteur dans un dossier confié à IA par un client, IA effectuera une enquête approfondie. Au cours de cette enquête, IA peut être amenée à traiter les (catégories de) données personnelles suivantes obtenues via notre client, via des sources publiques, des autorités de contrôle, par un tiers ou directement de vous si vous nous fournissez de telles données personnelles :

• Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, fonction).
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires requises pour la communication).
• Montant de la créance.
• Historique commercial et financier.
• Information sur les actionnaires et/ou administrateurs.
• Informations concernant l’actif, les comptes bancaires et autres sources de revenu.
• Autres informations telles que le secteur d’activité du débiteur, expérience professionnelle (par exemple, organisations précédentes où le débiteur a travaillé), sexe, langue de communication, domaines d’intérêt, adresse personnelle, date de naissance, nom du conjoint/partenaire, hobbies, et autres notes personnelles.
• Autres données dont le traitement est requis ou nécessaire pour se conformer aux lois et règlements applicables.

Les clients de IA peuvent obtenir l’accès au portail de IA et avoir accès aux informations concernant leurs dossiers. Le portail reprend les informations générales du dossier, ce qui inclus le nom du débiteur, le montant de la créance, les informations concernant le client du client de IA ainsi que le numéro de référence du dossier de IA. Le client peut ajouter des informations supplémentaires dans un champ de saisie.

Fournisseurs

IA peut être amené à traiter les (catégories de) données personnelles suivantes des personnes auprès desquelles IA acquière des produits ou services ou qui travaillent pour ces fournisseurs :

• Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, résidence) communiqués par le fournisseur ;
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires requises pour la communication) communiquées par le fournisseur ;
• Informations nécessaires pour passer des commandes ou acheter des services ; calculer et consigner frais et dépens et faire des paiements, y compris le numéro de compte bancaire, communiquées par le fournisseur ;
• Autres données dont le traitement est requis ou nécessaire pour nous conformer aux lois et règlements applicables ; ces données peuvent être communiquées par le fournisseur, obtenues d’une source publique, des autorités de contrôle ou par un autre tiers.

Postulants

Lorsque vous postulez pour un emploi chez IA, nous pouvons être amenés à traiter les données suivantes afin d’examiner votre demande d’emploi :

• Nom et adresse.
• Coordonnées, incluant numéro de téléphone et adresse électronique.
• Détails bancaires.
• Sexe.
• Date de naissance.
• Degré d’instruction.
• Disponibilité.
• Contenu de votre CV.
• Lettre de motivation accompagnée de certificats, références et le cas échéant : résultats d’évaluation.

Tiers

Lors de l’exécution de ses services, IA peut être amené à traiter les données personnelles d’autres tiers, comme par exemple des agents de compagnies maritimes, des autorités portuaires, témoins, experts, personnel judiciaire, destinataires, clients de clients de IA, officiers gouvernementaux, avocats, conseillers et notaires avec qui IA est en contact. Nous pouvons être amenés à traiter les (catégories) de données personnelles suivantes

• Nom et coordonnées (nom, prénoms, initiales, titres, sexe, adresse, code postal, résidence) si ces informations sont connues de IA.
• Autres coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique et données similaires nécessaires pour la communication) si connues de IA.
• Données relatives aux messages électroniques provenant de, ou destinés à des tiers et données requises pour maintenir le contact avec ces tiers.
• Autres données de tiers obtenues de sources publiques ou fournies à IA par des clients (par ex., sur le portail de IA), par des autorités de contrôle, par un autre tiers ou par le tiers lui-même.

Caméras de surveillance

Veuillez noter que nous pouvons être amenés à utiliser des caméras de surveillance dans nos locaux. Dans ce cas, cela sera clairement indiqué.

Sur la base de quels fondements juridiques et à quelles fins vos données personnelles sont-elles traitées par IA ?

IA traite vos données personnelles sur la base d’un ou de plusieurs fondements juridiques suivant(s) :

a) En cas de nécessité pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour exécuter des actes précontractuels à votre demande ;

b) En cas de nécessité pour satisfaire à vos obligations statutaires ;

c) En cas de nécessité pour justifier nos intérêts légitimes ou les intérêts d’un tiers;

d) Votre consentement.

Si IA traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, elle vous le demandera séparément. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. IA attire votre attention sur le fait que le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement de vos données personnelles antérieur à ce retrait.

IA utilise les données personnelles ci-dessus aux fins sus-mentionnées. Pour chaque objet, nous avons indiqué sur la base de quel fondement juridique IA y a recours, parmi ceux mentionnés ci-dessus (a à d). Dans le cas où le traitement est basé sur le principe de l’“intérêt légitime”, nous expliquons brièvement cet intérêt. Si vous avez des questions spécifiques à cet égard, n’hésitez pas à nous contacter.

Objets et motifs de traitement correspondants

Nous pouvons traiter vos données personnelles pour les raisons suivantes :

• Fournir les services demandés (a, b et c: capacité à offrir et améliorer nos services).
• Fournir aux clients un accès au portail de IA, sur lequel un client a accès aux informations générales d’un dossier, y compris, sans y être limité, le statut du dossier et le montant restant (a et c: optimisation de nos services), voir aussi sous “Cookies”.
• Pour l’administration de IA, y compris le calcul ou l’enregistrement des frais ou bénéfices, revenus et dépenses, le paiement et le recouvrement de créances (y compris le recours à des bureaux de recouvrement ou huissiers)(a, b et c: importance de tenir des dossiers appropriés).
• Être en mesure de traiter les plaintes et litiges concernant nos services (a, b et c: défense des droits, maintien et amélioration des relations existantes par un traitement adéquat des plaintes, pour améliorer la qualité de nos services).
• Maintenir le contact et la communication (a, b, c: intérêt d’attirer l’attention de clients existants sur les services de IA).
• Traiter votre demande d’emploi, et plus spécifiquement :
  • recrutement et sélection
  • évaluation de l’aptitude pour un emploi chez IA
  • traitement des frais encourus
  • contrôles internes et service de sécurité des affaires
  • amélioration de notre procédure de demande d’emploi
  • traitement de vos questions, commentaires et plaintes
  • analyse et rapportage sur les questions, commentaires et plaintes
  • conformité aux règlements et conformité aux ordonnances de tribunaux

(a, b, c: notre intérêt légitime à évaluer si vous êtes apte pour l’emploi vacant et d: consentement si vous souhaitez rester dans notre portfolio, voir rubrique : “Combien de temps IA garde-t-elle vos données personnelles ?”)

• Pour notre expérience interne ainsi qu’à des fins de formation (c : notre intérêt pour l’optimalisation de nos services et la formation adéquate de notre personnel).
• Pour passer des commandes ou avoir recours à des services (a, b et c : notre intérêt à être capable de tenir des dossiers adéquats).
• Pour mener des audits et autres contrôles internes (a, b et c : notre intérêt à être capable de tenir des dossiers adéquats).
• Pour la sécurité et le contrôle d’accès à nos locaux, la protection de nos employés et de nos visiteurs, ainsi qu’en cas d’incidents (c : notre intérêt à l’utilisation de cameras de surveillance afin de protéger nos visiteurs, nos employés et notre propriété).
• Pour répondre à nos obligations légales et réglementaires(b, c : intérêt d’être capable de répondre à ces obligations).

Sécurité des donnée

IA prend des mesures de sécurité pour l’ensemble de ses bureaux. Les mesures techniques incluent l’utilisation du contrôle d’accès basé sur le niveau de fonction et l’autorisation. IA utilise également des pare-feu, des scanneurs de virus et la surveillance du trafic. Les mesures supplémentaires incluent le rangement des bureaux, la suppression régulière de documents ainsi que des clauses de confidentialité avec les employés de IA et les prestataires de services de IA.

Si vous avez des questions concernant la sécurité de vos données personnelles, ou si vous suspectez ou constatez des signes d’abus, veuillez nous contacter via privacy@iagroup.com.

Cookies

Lorsque vous choisissez d’utiliser notre portail, nous placerons certains cookies sur votre appareil (par ex., votre ordinateur, smartphone ou tablette) afin de garantir le bon fonctionnement du portail. Les cookies sont de petits dossiers de données stockés par votre navigateur sur votre appareil et qui sont lus lorsque vous utilisez le portail de IA. IA utilise les cookies fonctionnels suivants, également appelés cookies nécessaires :

Ce cookie contient une ID unique aléatoire afin d’empêcher la falsification de requêtes intersites (qui oblige un utilisateur final à effectuer des actions non voulues sur une application web dans laquelle il est actuellement authentifié).

Avec qui IA partage vos données personnelles

IA ne partage aucune de vos données personnelles à des tiers (‘destinataires’ au sens de la législation sur la confidentialité applicable), excepté en cas de nécessité pour l’exécution adéquate des objets indiqués dans cette Politique de protection de la matièreconfidentialité et d’usage de cookies, si la loi nous y contraint ou si vous avez donné votre consentement. Les tiers avec lesquels les données personnelles sont partagées sont tenus de traiter vos données personnelles de manière confidentielle. Si ces tiers se qualifient comme « sous-traitant » au sens de la législation applicable sur la confidentialité, IA veillera à conclure avec ces tiers un contrat de traitement des données répondant aux exigences inclus dans le RGPD.

Les tiers offrant des services à IA en tant que contrôleur de données indépendant, tels que comptables, notaires de droit civil et experts engagés pour donner un avis ou établir un rapport, sont eux-mêmes responsables du traitement (ultérieur) de vos données personnelles, conformément à la législation applicable sur la confidentialité.

IA peut, par ex., partager des données personnelles avec :

• nos bureaux et agents locaux ;
• des fournisseurs (par exemple, fournisseurs de logiciel, huissiers, coursiers, traducteurs, comptables, gestionnaires de risques, etc.) ;
• les successeurs légaux de IA, si IA est acquise ou fusionne avec une autre société, par exemple en cas de faillite, ainsi qu’avec les tiers qui seraient impliqués dans une telle transaction commerciale proposée ou réelle ;
• les tribunaux et institutions gouvernementales ;
• les autorités de régulation et autres autorités.

De par la nature de nos services, les données personnelles des débiteurs seront partagées avec le client qui nous a transmis le dossier correspondant.

Afin d’être en mesure de fournir ses services, IA peut être amenée à transférer vos données personnelles à un destinataire dans un pays hors de l’Espace Economique Européen disposant d’un degré de protection des données personnelles moindre que celui offert par la loi européenne. Dans ce cas, IA s’assurera qu’un tel transfert de données personnelles soit conforme aux lois et règlements applicables, par exemple en signant un contrat-type préparé et approuvé à cette fin par la Commission européenne et en évaluant si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour garantir un niveau approprié de protection de vos données personnelles. N’hésitez pas à vous adresser à IA pour obtenir plus d’informations concernant les mesures appropriées ou raisonnables installées pour les transferts de données en-dehors de l’Espace Economique Européen ou si vous voulez en obtenir une copie.

Combien de temps IA conserve vos données personnelles ?

IA ne conserve pas vos données personnelles sous une forme identifiable plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs repris dans cette Politique de protection de la matièreconfidentialité et d’usage de cookies. Plus particulièrement, IA applique les périodes de rétention suivantes :

• Les données personnelles qui doivent être conservées sur la base de l’article 52 de la Loi sur les impôts de l’Etat néerlandais seront conservées pendant 7 ans (à partir de la fin de l’année durant laquelle les données en question perdent leur valeur courante pour les opérations commerciales liées (à la fiscalité)), en rapport avec l’obligation de retenue de l’impôt incombant à IA en vertu de l’article 52(4) de la loi sur les impôts de l’Etat néerlandais.
• Les données personnelles que vous fournissez à IA pour votre demande d’emploi seront conservées jusqu’à quatre semaines après la fin du processus de candidature. Avec votre consentement, nous pouvons garder vos données personnelles dans notre portfolio jusqu’à une année après la fin du processus de candidature. Nous aurons ainsi la possibilité de vous contacter pour des emplois vacants ultérieurs au sein de IA. Les données personnelles que vous avez fournies dans le contexte de votre demande sont intégrées dans votre dossier personnel si vous commencez à travailler pour IA.
• Les images des cameras ainsi que les informations correspondantes (date et horaire) sont conservées pendant 72 heures.

Les périodes de rétention susmentionnées peuvent être étendues si des obligations de rétention réglementaires s’appliquent ou deviennent applicables. IA peut conserver les données personnelles pendant une période plus longue si nécessaire pour les intérêts légitimes de IA, par ex., pour la gestion d’incidents et/ou de différends juridiques. Pour plus d’informations concernant les périodes de rétention concernant l’utilisation des cookies, nous vous renvoyons à la section “Cookies” de cette Politique de protection de la matière confidentialité et d’usage de cookies.

Droit à la protection de la vie privée

Vous disposez des droits suivants dans le traitement de vos données personnelles par IA :

• le droit de demander si IA traite vos données personnelles et si cela est le cas, le droit d’accéder à vos données personnelles et de recevoir des informations concernant leur traitement.
• Le droit de faire rectifier vos données personnelles si elles sont incorrectes ou incomplètes.
• Le droit de faire supprimer vos données personnelles (‘droit à l’oubli’).
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles ou de limiter le traitement de vos données personnelles.
• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, si le traitement est basé sur votre consentement.
• Le droit de recevoir ou de céder vos données personnelles à un tiers désigné dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (‘droit à la portabilité des données’)

IA n’utilise pas la prise de décision automatisée au sens de l’article 22 RGPD.

Exercice de vos droits à la protection de la vie privée

Pour exercer vos droits à la vie privée, vous pouvez contacter IA via privacy@iagroup.com ou par courrier en utilisant les coordonnées indiqués ci-dessus.

Si vous vivez ou travaillez au Royaume-Uni, vous pouvez également contacter notre représentant chargé de la protection des données pour le Royaume-Uni via iagroup@lionheartsquared.co.uk ou par courrier via:

Lionheart Squared Limited

FAO IA Group

17 Glasshouse Studios, Fryern Court Road

Fordingbridge, Hampshire

SP6 1QX

Royaume-Uni

Afin d’empêcher la divulgation d’informations à la mauvaise personne, IA peut vous demander des informations complémentaires afin de vérifier votre identité. En principe IA vous indiquera si elle peut répondre à votre demande dans le mois suivant la réception. Dans certains cas, par exemple lorsqu’il s’agit d’une demande complexe, ce délai peut être prolongé à deux mois. IA vous informera de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande. Sur la base de la législation applicable sur la confidentialité, IA peut refuser votre demande dans certaines circonstances. Si c’est le cas, nous vous en expliquerons les raisons. Vous pouvez trouver plus d’informations concernant vos droits à la protection de la vie privée sur le site internet de l’autorité néerlandaise de protection des données (Dutch Data Protection Authority).

Plaintes

En cas de plainte concernant le traitement de vos données personnelles par IA, nous serions heureux de trouver une solution ensemble. Au cas où nous n’arriverions pas au résultat souhaité, vous aurez le droit de faire une réclamation auprès de l’autorité de tutelle compétente. Aux Pays-Bas, il s’agit de l’autorité néerlandaise de protection des données (Dutch Data Protection Authority). Si vous vivez ou travaillez dans un pays hors de l’Union Européenne, vous pouvez faire une réclamation auprès de l’autorité de tutelle de ce pays. Au Royaume-Uni, les particuliers peuvent faire une réclamation auprès du Bureau du Commissaire à l’Information (Information Commissioner’s Office).

Amendements

La présente Politique de protection de la matièreconfidentialité et d’usage de cookies a été amendée pour la dernière fois le 24 juillet 2023. IA se réserve le droit d’amender cette Politique de protection de la matièreconfidentialité et d’usage de cookies. Sa dernière version en date sera également postée sur notre site web.